1. Quem somos
O Nexo é uma plataforma de gestão de trabalho — tarefas, projectos, documentos, conversas, reuniões, tempo, assiduidade e relatórios — prestada por Nexo (“nós”).
Esta política aplica-se ao site público, à aplicação e às comunicações que enviamos. Os Termos de Uso completam-na.
2. Quem decide sobre os dados
Há dois papéis diferentes, e convém distingui-los:
- A sua organização é a responsável pelo tratamento do que se regista no espaço dela: tarefas, documentos, mensagens, reuniões, horas, ponto e avaliações dos membros. É ela que decide quem entra, que módulos usa, que permissões dá e por quanto tempo guarda o que guarda. Nesses dados, nós agimos como subcontratante: tratamo-los só para prestar o serviço e segundo as instruções da organização.
- Nós somos os responsáveis pelos dados da sua conta enquanto pessoa (nome, e-mail, palavra-passe, verificação em dois passos), pela faturação das subscrições, pela lista de novidades por e-mail e pela segurança e funcionamento da plataforma.
Se é membro de uma organização e tem uma pergunta sobre o que ela regista sobre si — por exemplo, o seu ponto ou a sua avaliação — fale primeiro com quem a gere. Se precisar, ajudamos.
3. Que dados tratamos
| Categoria | Exemplos | De onde vêm |
|---|---|---|
| Conta | Nome, e-mail, fotografia, palavra-passe (guardada só como hash), segredo da verificação em dois passos, preferências, fuso horário | Da própria pessoa; do Google ou GitHub, se entrar por aí |
| Organização e trabalho | Tarefas, comentários, anexos, documentos, projectos, clientes, metas, mensagens do chat | Dos membros da organização |
| Tempo e assiduidade | Horas registadas, marcações de ponto, horários, ausências e justificações, localização no momento da marcação | Dos membros e de quem os gere |
| Avaliação | Indicadores calculados a partir das tarefas e do ponto, prémios e reconhecimentos atribuídos | Calculados pela plataforma; registados por gestores |
| Reuniões | Participantes, horários, gravações, transcrições, actas e acções | Dos participantes, quando a gravação é ligada |
| Faturação | Nome e NIF da organização, plano, faturas, pagamentos | De quem gere a subscrição |
| Segurança e auditoria | Quem fez o quê e quando, endereço IP, navegador, tentativas de entrada | Gerados ao usar a plataforma |
| Utilização | Páginas abertas e acções executadas (os nomes, nunca o conteúdo) | Gerados ao usar a plataforma |
| Novidades | E-mail e confirmação da subscrição | Da própria pessoa, no formulário |
Não pedimos nem procuramos dados sensíveis (saúde, convicções, origem étnica). Se uma organização os escrever numa tarefa ou num documento — por exemplo, o motivo de uma ausência — fá-lo sob a sua responsabilidade, e esses dados ficam protegidos pelas mesmas permissões que o resto.
4. Para que os usamos, e com que fundamento
- Prestar o serviço que a organização contratou — execução do contrato.
- Manter a conta segura: verificar a identidade, travar tentativas de entrada repetidas, registar a auditoria — interesse legítimo e execução do contrato.
- Faturar e cumprir obrigações fiscais — obrigação legal.
- Enviar avisos que pediu ou que decorrem do serviço (uma tarefa atribuída, um convite, um prémio). Cada pessoa escolhe nas preferências o que lhe chega por e-mail.
- Melhorar o produto a partir de estatísticas de utilização, que guardam nomes de páginas e acções, nunca o conteúdo — interesse legítimo.
- Enviar novidades por e-mail, só a quem subscreveu e confirmou — consentimento, que pode retirar em qualquer e-mail.
Não vendemos dados pessoais, não os usamos para publicidade e não treinamos modelos de inteligência artificial com o conteúdo das organizações.
5. Ponto e localização
Quando uma organização liga o módulo de assiduidade, cada marcação de ponto guarda a hora e — se a organização o pedir — a localização do dispositivo nesse momento e a sua precisão, para confirmar que a pessoa estava num local de trabalho autorizado.
- A localização só é lida no instante da marcação, com autorização do navegador. Não seguimos ninguém ao longo do dia.
- A organização escolhe a política: não verificar, aceitar e sinalizar, ou recusar marcações fora do local.
- Só vê o ponto da equipa quem tem permissão para isso. Cada pessoa vê sempre o seu.
6. Avaliação e prémios
A área de avaliação, disponível para quem gere a organização, calcula indicadores a partir do que já está registado: tarefas concluídas, prazos cumpridos, rapidez de entrega e, havendo ponto, presenças, atrasos e faltas. Serve para reconhecer e premiar.
- Os indicadores são calculados com regras fixas e publicadas na própria página. Não há decisões automáticas: quem atribui um prémio é sempre uma pessoa.
- Ausências justificadas e feriados não contam como faltas.
- Quando um prémio é atribuído, guardamos os números desse dia para o registo se explicar mais tarde. A pessoa premiada é avisada.
- A organização é responsável por informar os seus colaboradores de que esta avaliação existe e para que a usa.
7. Reuniões, gravações e transcrições
O áudio e o vídeo das reuniões passam pela nossa própria infra-estrutura. Uma reunião só é gravada quando alguém com permissão liga a gravação, e os participantes vêem que está a ser gravada.
As gravações ficam cifradas em repouso, cada uma com a sua chave. As transcrições, as actas e as acções que delas resultam também ficam cifradas na base de dados. O período durante o qual as gravações são guardadas pode ser limitado; a acta e a transcrição ficam até serem apagadas.
8. Inteligência artificial
- A IA vê o mesmo que a pessoa que pergunta. Uma resposta só usa o que essa pessoa já podia abrir.
- Cada organização decide se a camada de inteligência está ligada.
- Os modelos que a plataforma disponibiliza correm na nossa infra-estrutura, em Angola.
- Se uma organização decidir ligar um fornecedor de IA externo, com a sua própria chave, o conteúdo usado para responder passa a ser enviado a esse fornecedor. Essa escolha e a relação com esse fornecedor são da organização.
- As respostas da IA são sugestões. Podem estar erradas e devem ser revistas antes de se agir com base nelas.
9. Onde ficam os dados
A plataforma está alojada em Angola: base de dados, ficheiros, gravações e os modelos de IA que disponibilizamos. Não transferimos dados pessoais para fora do país para os armazenar ou analisar.
As excepções são as que a própria pessoa ou organização escolher: entrar com uma conta Google ou GitHub, ligar um fornecedor de IA externo, ou configurar integrações e webhooks que enviem dados para outro serviço. Nesses casos, os dados seguem para onde esse serviço os trate.
10. Com quem partilhamos
- Dentro da organização, com as pessoas que as permissões deixam ver.
- Prestadores que nos ajudam a operar — alojamento e envio de e-mail, por exemplo — obrigados por contrato a tratar os dados só para isso e com segurança.
- Autoridades, quando a lei angolana o exigir e só na medida do exigido.
Não partilhamos dados com anunciantes nem com corretores de dados.
11. Quanto tempo guardamos
| Dados | Prazo |
|---|---|
| Conteúdo da organização | Enquanto a organização tiver conta. Depois do fim do contrato, pode exportá-lo; a seguir é apagado. |
| Conta pessoal | Até a pessoa a apagar. O nome e o e-mail desaparecem; o trabalho feito para as organizações fica, assinado “Utilizador removido”. |
| Auditoria | O prazo que a organização definir; sem definição, enquanto a organização existir. |
| Estatísticas de utilização | 90 dias. |
| Gravações de reuniões | O período configurado; sem limite, até serem apagadas. |
| Faturas e pagamentos | O prazo legal de conservação de documentos fiscais. |
| Lista de novidades | Até cancelar a subscrição. |
12. Segurança
Protegemos os dados com isolamento entre organizações, permissões por perfil, verificação em dois passos, cifra dos segredos e das gravações, e auditoria das acções. O detalhe está na página de Segurança.
Se acontecer uma violação de dados que ponha em risco os seus direitos, avisamos a organização afectada e a autoridade competente, nos termos da lei, sem demora injustificada.
13. Os seus direitos
Nos termos da Lei n.º 22/11, tem direito a:
- Ser informado sobre o tratamento dos seus dados — é para isso que esta página existe.
- Aceder aos seus dados. No perfil, em “Os meus dados”, descarrega uma cópia de tudo o que é sobre si, em formato aberto (JSON).
- Rectificar e actualizar o que estiver errado. O nome, o e-mail e as preferências mudam-se no perfil.
- Apagar a conta. No perfil, quando não for o único proprietário de uma organização.
- Opor-se a tratamentos baseados em interesse legítimo e retirar o consentimento dado (por exemplo, às novidades por e-mail).
- Apresentar reclamação à Agência de Protecção de Dados (APD).
Para dados registados por uma organização (ponto, avaliação, tarefas), o pedido segue para a organização, que é quem decide sobre eles. Respondemos a pedidos dirigidos a nós em até 30 dias.
15. Menores
O Nexo é um serviço para organizações e não se destina a menores de 18 anos. Se souber de uma conta de um menor criada sem autorização, avise-nos e apagamo-la.
16. Alterações a esta política
Quando esta política mudar, actualizamos a data no topo. Se a mudança for relevante, avisamos com antecedência por e-mail ou na aplicação.
17. Contacto
Para perguntas sobre privacidade ou para exercer os seus direitos: através do suporte na aplicação.